I.    Visiteurs/utilisateurs du site Web (« Visiteurs du site Web ») ; II.   Clients professionnels (« Clients ») ; III.  Employés/conducteurs des clients (« Conducteurs ») ; IV.  Clients de leasing particuliers (y compris les autoentrepreneurs) («  Clients de location particuliers  ») ; V.   Acheteurs particuliers de véhicules d’occasion (« Acheteurs particuliers ») ; VI.  Acheteurs professionnels de véhicules d’occasion (« Commerçants ») ; VII. Fournisseurs de biens et de services (« Fournisseurs »).

(ou prospects en relation avec ce qui précède ; individuellement et collectivement également dénommés « vous », « votre » ou « vos »))

Nous collectons et utilisons vos données personnelles par le biais de nos différents services de location de véhicules et de parcs automobiles, de gestion et de mobilité des conducteurs, ainsi que dans le cadre de nos activités commerciales, comme décrit plus en détail au Chapitre 1 (« Services »). Veuillez noter que la présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux filiales 

Les services fournis par ces filiales sont régis par des Déclarations de confidentialité distinctes. Veuillez également noter que des services spécifiques peuvent faire l’objet d’une Déclaration de confidentialité distincte mentionnée dans les conditions respectives, comme le traitement de vos données personnelles en relation avec nos services de télématique, pour lesquels une déclaration distincte est applicable séparément. 

Responsabilités des clients professionnels : Dans la mesure où les Clients, en leur qualité d’employeurs, ont accès aux données personnelles de leurs employés, ils sont les responsables du traitement et de l’utilisation de ces informations en cette qualité. La présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas au traitement et à l’utilisation des données personnelles des Conducteurs par les Clients.

L’entité locale de Optimlease est Responsable du traitement de vos données personnelles :

OPTIMLEASE 14 AV LEON BOURGAIN 92400 COURBEVOIE 

Par le biais des services

La plupart des données que nous collectons sont liées aux services de gestion des véhicules que nous vous fournissons en tant que conducteur et à notre Client, votre employeur, si vous utilisez un véhicule de société. Cela commence par l’immatriculation du véhicule loué (dans certaines circonstances, nous pouvons effectuer des vérifications préliminaires de solvabilité) et se poursuit lorsque nous communiquons avec vous au sujet de nos services, par exemple pour organiser l’entretien et les réparations périodiques. Nous pouvons également traiter vos données lorsque votre véhicule est impliqué dans un accident, afin de nous assurer de rétablir votre mobilité et de gérer les dommages éventuels, ou lorsque nous sommes le destinataire des amendes routières liées à l’utilisation de votre véhicule loué. Outre nos activités principales de location, nous fournissons également un certain nombre d’autres services connexes, tels que les services e-Mobility, les services de cartes de carburant, les services de recharge, les services de location de voitures et l’assistance routière. Un autre service que nous fournissons concerne le remarketing de voitures, la vente de véhicules Optimlease d’occasion.

Hors-ligne Nous collectons des données personnelles de votre part hors-ligne, par exemple lorsque vous visitez nos établissements, passez une commande par téléphone ou contactez le service clientèle.

Par le biais d’autres sources Nous recevons vos données personnelles par le biais d’autres sources, par exemple :

• Les employeurs des conducteurs, si vous utilisez une voiture de société ;
• L’autorité compétente (par exemple, la police) lorsque recevons des amendes liées à l’utilisation de votre véhicule loué ;
• Auprès de nos partenaires de service indépendants qui nous aident à vous fournir nos services de location et autres, notamment les concessionnaires automobiles, les prestataires de services d’entretien automobile et les ateliers de réparation de carrosserie ;
• Les bases de données accessibles au public, les agences de référence de crédit et d’autres sources ;
• En visitant nos sites web ou nos canaux de réseaux sociaux ;
• Les partenaires de marketing conjoint, lorsqu’ils partagent les informations avec nous ; et

• Si vous connectez votre compte de réseau social à votre compte de Services ou lorsque vous partagez des informations de nos sites Web à vos plateformes de réseaux sociaux, vous partagerez avec nous certaines données personnelles de votre compte de réseau social, par exemple, votre nom, votre adresse e-mail, votre photo, la liste de vos contacts de réseaux sociaux et toute autre information qui peut être ou que vous rendez accessible lorsque vous connectez votre compte de réseau social à votre compte de Services.

  Nous avons besoin de collecter des données personnelles afin de vous fournir les Services demandés ou de traiter les demandes, questions, commentaires et réclamations liés à nos Services. Si vous ne fournissez pas les informations demandées, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir les Services. Si vous divulguez des données personnelles relatives à d’autres personnes à nous ou à nos prestataires de services dans le cadre des Services, vous déclarez que vous avez le pouvoir de le faire et de nous permettre d’utiliser les informations conformément à la présente Déclaration de confidentialité.

Surveillance des communications Sous réserve des lois applicables, nous surveillerons et enregistrerons les appels, les e-mails, les messages texte et les autres communications que nous avons avec vous. Nous le faisons pour nous conformer à la réglementation, aux pratiques d’autorégulation ou aux procédures relatives à notre activité, pour prévenir ou détecter les délits, dans le but de protéger la sécurité de nos systèmes et procédures de communication, et à des fins de contrôle de la qualité et de formation du personnel.

Par exemple, si un organisme de réglementation nous demande d’enregistrer certaines lignes téléphoniques (le cas échéant), nous devrons nous y conformer. En outre, le cas échéant et compte tenu de la législation applicable en matière de protection des données, notre surveillance visera à vérifier le contenu inapproprié des communications. Dans des circonstances très limitées et spécifiques, nous pouvons effectuer une surveillance à court terme et soigneusement contrôlée de vos activités lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou pour nous conformer à une obligation légale. Nous pouvons le faire, par exemple, lorsque nous avons des raisons de croire qu’une fraude ou un autre délit est en train d’être commis, lorsque des infractions sont soupçonnées et que la surveillance est proportionnée au type d’infraction disciplinaire, ou lorsque nous soupçonnons un non-respect des réglementations anti-blanchiment d’argent auxquelles nous sommes soumis. En particulier, les appels téléphoniques peuvent être enregistrés à ces fins.

En plus de ce qui est indiqué pour chaque objectif ci-dessus concernant le partage des données personnelles, nous pouvons également partager des données personnelles :

• Au sein du groupe Optimlease, aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.

  • Vous pouvez consulter la liste et la localisation de nos entités Optimlease 

• À nos partenaires et fournisseurs de services tiers, afin de faciliter les services qu’ils vous et nous fournissent.

  Afin de vous fournir nos services, nous travaillons souvent en étroite collaboration avec des partenaires et des fournisseurs de services. Nos Partenaires de services indépendants nous aident à vous fournir nos services de location et autres, et comprennent des concessionnaires automobiles, des fournisseurs d’entretien de véhicules, des ateliers de réparation de carrosserie et des fournisseurs d’assistance routière, mais aussi des sociétés de services de location et les administrateurs de nos programmes de sécurité des conducteurs. Les concessionnaires automobiles ou les fournisseurs de véhicules (électriques) peuvent exiger les coordonnées d’un conducteur pour activer un compte personnel nécessaire pour être configuré en tant que conducteur, sinon le véhicule ne fonctionne pas.

Les prestataires de services sont des entreprises que nous engageons pour nous aider à gérer nos activités, par exemple pour nous aider à maintenir notre réseau informatique et l’infrastructure connexe, ainsi que la sécurité et les contrôles d’accès à nos locaux.

Nous utilisons et divulguons également vos données personnelles lorsque cela est nécessaire ou approprié, notamment lorsque nous avons une obligation légale ou un intérêt légitime à le faire :

• Pour nous conformer aux lois et règlements applicables.

  • Il peut s’agir de lois en dehors de votre pays de résidence.

• Pour coopérer avec les autorités publiques et gouvernementales.

  • pour répondre à une demande ou fournir des informations que nous jugeons importantes
  • Il peut s’agir d’autorités situées en dehors de votre pays de résidence.

• Pour coopérer avec les forces de l’ordre.

  • Par exemple, lorsque nous répondons à des demandes et à des ordres des forces de l’ordre ou que nous fournissons des informations que nous jugeons importantes.

• Pour d’autres raisons juridiques.

  • pour faire respecter nos conditions générales ; et
  • Pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens, et / ou ceux de nos filiales, de vous ou d’autres personnes.

• Dans le cadre d’une vente ou d’une transaction commerciale.

  • Nous avons un intérêt légitime à divulguer ou à transférer vos données personnelles à un tiers dans le cas d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert ou d’une autre disposition de tout ou partie de nos activités, actifs ou actions (y compris dans le cadre d’une faillite ou d’une procédure similaire). Ces tiers peuvent inclure, par exemple, une entité acquéreuse et ses conseillers.

En raison de la nature mondiale de notre organisation et de nos services, vos données personnelles peuvent être stockées et / ou traitées dans un pays autre que celui où vous résidez.

Certains des pays non membres de l’EEE sont reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données selon les normes de l’EEE (la liste complète de ces pays est disponible ici). Pour les transferts de l’EEE vers des pays qui ne sont pas considérés comme adéquats par la Commission européenne, nous avons mis en place des mesures adéquates, notamment par le biais des propres règles d’entreprise contraignantes de Optimlease ou par des accords contractuels mis en place avec des tiers. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures en nous contactant via le le formulaire dédié.

• Comment nous sécurisons les données personnelles Nous nous efforçons d’utiliser des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour protéger les données personnelles au sein de notre organisation. Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage des données ne peut être garanti comme étant 100 % sûr. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité de tout compte que vous pourriez avoir avec nous a été compromise), veuillez nous informer immédiatement du problème en nous contactant conformément aux coordonnées fournies dans la présente Déclaration de confidentialité.

• Durée de conservation des données personnelles Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou autorisé en fonction des objectifs décrits dans la présente Déclaration de confidentialité et conformément à la législation applicable. Les critères utilisés pour déterminer nos périodes de conservation comprennent :

  • La durée pendant laquelle nous avons une relation continue avec vous et vous fournissons les services (par exemple, aussi longtemps que vous utilisez un véhicule Optimlease) ;
  • s’il existe une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, certaines lois nous obligent à conserver les enregistrements de vos transactions pendant une certaine période avant de pouvoir les supprimer) ; ou
  • si la conservation est souhaitable au regard de notre situation juridique (par exemple, en ce qui concerne les délais de prescription applicables, les litiges ou les enquêtes réglementaires).

Nos services ne sont pas destinés aux personnes âgées de moins de 18 ans.

Vos droits Si vous souhaitez demander la révision, la correction, la mise à jour, la suppression, la restriction ou l’effacement de vos données personnelles traitées par nos soins, vous opposer au traitement des données personnelles, ou si vous souhaitez demander à recevoir une copie électronique de vos données personnelles afin de les transmettre à une autre société (dans la mesure où ce droit à la portabilité des données vous est accordé par la loi applicable), vous pouvez nous contacter via le lien disponible sur le site Internet local de l’entité Optimlease concernée pour exercer vos droits (formulaire de contact). Nous répondrons à votre demande conformément au droit applicable.

Dans votre demande, veuillez indiquer aussi clairement que possible les données personnelles sur lesquelles porte votre demande. Pour votre protection, nous ne donnerons suite qu’aux demandes concernant les données personnelles associées à l’adresse e-mail particulière que vous avez indiquée dans le formulaire de contact et nous pouvons vous demander de fournir une vérification de votre identité avant de donner suite à votre demande. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dès que cela sera raisonnablement possible et, en tout état de cause, dans les délais légaux applicables.

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à conserver certaines informations à des fins d’archivage et / ou pour mener à bien des transactions qui ont débuté avant la demande de modification ou de suppression. Il peut également y avoir des informations résiduelles qui resteront dans nos bases de données et autres dossiers et qui ne seront pas supprimées.

Vous avez des questions ? Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la présente Déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter via le lien disponible sur le site Web local de l’entité Optimlease concernée pour exercer vos droits à l’aide du formulaire de contact. Les communications par e-mail n’étant pas toujours sécurisées, veuillez ne pas inclure d’informations sensibles dans les e-mails que vous nous adressez.

Informations supplémentaires concernant les citoyens de l’EEE Vous pouvez également :

• Contacter notre Data Privacy Office via le lien disponible sur le site web local de l’entité Optimlease concernée pour exercer vos droits à l’aide du formulaire de contact. Vous pouvez également contacter notre siège social 
• Déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données de votre pays ou région ou en cas d’infraction présumée à la législation applicable en matière de protection des données.OPTIMLEASE